Zu wissen, wie Sie die ideale elektronische Kartei für Ihren Beautysalon erstellen, ist einer der wichtigsten Schlüssel dazu, die Leistungsfähigkeit Ihres Salons zu gewährleisten. Warum? Ganz einfach: Weil in einer elektronischen Kartei sehr wichtige und persönliche Informationen über Ihre Kund*innen gespeichert werden.
Denken Sie daran, die erste Beratung ist maßgeblich für Ihre Kund*innen, wenn es darum geht, sich für Ihren Salon oder für die Konkurrenz zu entscheiden. Aber sie ist auch der erste Schritt, um ein gutes Ergebnis nach jeder Behandlung zu garantieren.
Bei der ersten Beratung wird die elektronische Kartei des oder der Kund*in geöffnet und seine oder ihre Vorgeschichte erfasst: ob er oder sie eine Behandlung oder einen chirurgischen Eingriff hinter sich hat, ob er oder sie an einer Krankheit oder Allergie leidet oder ob er oder sie Medikamente einnimmt.
Wenn Sie diese Daten nicht ordnungsgemäß speichern, verlieren Sie viele sehr wertvolle Informationen, die sogar die Leistung Ihres Salons beeinträchtigen könnten. Denn je mehr Sie wissen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Kund*innen an sich binden.
Dafür ist es sehr wichtig, dass Sie wissen, wie Sie die perfekte elektronische Kartei für Ihren Salon erstellen können. Und das Beste daran? Um das zu erlernen, brauchen Sie nur fünf Minuten (also die Zeit, die Sie brauchen, um diesen Artikel zu lesen).
Wie erstellt man eine elektronische Kartei für seinen Beautysalon?
Da Sie nun wissen, dass Sie eine elektronische Kundenkartei benötigen, sehen wir uns an, welche Daten Sie darin aufnehmen sollten, um die Erfahrung Ihrer Kund*innen zu optimieren, Ihr Leben und das Ihres Teams zu erleichtern und Ihre Marketingkampagnen auf eine neue Ebene zu heben:
- Vollständige Angaben zur Person des oder der Kund*in: Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum.
- Medizinische und kosmetische Vorgeschichte.
- Foto- und Videogalerie.
- Wie viel der oder die Kund*in jeweils für Behandlungen und Produkte und während Werbeaktionen ausgibt.
1. Bewahren Sie personenbezogene Daten immer in der elektronischen Kartei auf.
Von so grundlegenden Dingen wie Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse bis hin zu tiefergehenden Informationen z. B. zur Motivation des oder der Kund*in (die typische Frage: „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“) und der Zustimmung jedes oder jeder Ihrer Kund*innen zur Speicherung seiner oder ihrer Daten.
Mit Treatwell Pro verfügen Sie über eine detaillierte elektronische Kartei für jede*n Kund*in Ihres Beautysalons. Aber das ist noch nicht alles:
- Wir stellen Ihnen auch eine Rubrik mit Notizen zur Verfügung, die Sie für jede Behandlung aktualisieren können (Vorlieben, Produkte, ob der oder die Kund*in Kaffee mag…).
- Dank SMS oder E-Mail können Sie alle DSGVO-Zustimmungen konfigurieren. Verabschieden Sie sich von den unhandlichen Aktenordnern, die Sie seit zehn Jahren aufbewahren.
2. Notieren Sie die medizinische und kosmetische Vorgeschichte des oder der Kund*in (abhängig von der jeweiligen Behandlung).
Dies sind einige der Details, die Sie je nach Behandlung in die elektronische Kartei der Kund*innen Ihres Beautysalons aufnehmen sollten:
- Was ist der Grund für ihren Besuch: Was wollen sie ändern, was sind ihre Bedenken und welche Ergebnisse erwarten sie?
- Ihre eigene Diagnose: Zu welchem Schluss kommen Sie auf der Grundlage dessen, was Sie sehen konnten, und haben Sie etwas gesehen, das Ihnen Sorgen bereitet?
- Das Ergebnis: Erstellen Sie einen Plan für Ihre*n Kund*in und besprechen Sie ausführlich, welche Behandlungen Sie ihm oder ihr empfehlen würden.
- Zu befolgende Richtlinien: Ihre eigene „Anleitung“, was vor oder nach der Behandlung zu tun ist, usw.
- Kontrolluntersuchungen: Muss er oder sie zu einer Kontrolluntersuchung wiederkommen, braucht er oder sie weitere Sitzungen?
- Einwilligung nach Aufklärung: Ihre Kund*innen müssen Ihnen ihr Einverständnis für bestimmte Behandlungen geben. Ihre Rolle dabei? Versorgen Sie sie mit allen Informationen, die sie benötigen.
3. Fügen Sie Ihrer elektronischen Kartei auch Fotos und Videos bei.
Vorher-/Nachher-Fotos auf dem Profil Ihres oder Ihrer Kund*in können sehr nützlich sein, um die Wirksamkeit von Behandlungen zu überprüfen, vor allem wenn es um Ästhetik geht.
Aber auch hier ist es wichtig, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kund*innen zur Speicherung haben, vor allem, wenn Sie sie zu Marketingzwecken verwenden wollen, z. B. auf Ihrem Instagram-Profil.
4. Nehmen Sie die Rechnungshistorie Ihrer Kund*innen in Ihre elektronische Kartei auf.
Elektronische Karteien geben Aufschluss über alles, was in Ihrem Salon vor sich geht (sogar darüber, wie viel Ihre Kund*innen pro Monat ausgeben und ob sie noch etwas bezahlen müssen).
Zu wissen, welche Produkte Ihr*e Kund*in das letzte Mal mitgenommen hat oder welche Services er oder sie am häufigsten bucht, sind wichtige Informationen, die Sie in seine elektronische Kartei aufnehmen sollten, um ihm oder ihr den bestmöglichen Service bieten zu können, aber auch, um Ihre Treuekampagnen besser zu segmentieren.
Mit Treatwell Pro ist es einfach, Ihre Kund*innen zu begeistern. Segmentieren Sie Ihre Kampagnen, indem Sie entscheiden, an wen Sie E-Mails oder SMS senden möchten, damit Ihre Kund*innen die richtige Nachricht zur richtigen Zeit erhalten (Flash Promos, VIP-Karten, Rabatte, Geburtstage…). Alles, was Sie sich vorstellen können, um Ihren Umsatz zu optimieren.
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