Ein Event zu organisieren ist eine tolle Möglichkeit für Salonbesitzer*innen wie Sie, ihr Geschäft zu fördern und die Bindung zu ihren Kund*innen zu stärken. Ob es sich um einen Workshop, eine Jubiläumsfeier oder eine Modenschau handelt, Events bieten die Gelegenheit, eine einzigartige Kundenerfahrung zu schaffen und die Aufmerksamkeit potenzieller Neukund*innen zu gewinnen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein erfolgreiches Event für Ihren Friseur- oder Beautysalon organisieren. Wir haben eine umfassende Checkliste zusammengestellt, die Ihnen als praktischer Leitfaden dient. Von der Vorplanung bis zur Nachbereitung werden wir Sie Schritt für Schritt begleiten und Ihnen wertvolle Tipps und Ratschläge geben. Für eine komprimierte Übersicht, scrollen Sie einfach nach ganz unten. Sind Sie bereit?
Event organisieren: vor der Planung
Bevor Sie mit der eigentlichen Eventplanung beginnen, gibt es einige wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten.
Zielgruppenanalyse: Wen möchten Sie ansprechen?
Definieren Sie Ihre Zielgruppe genau. Überlegen Sie, welche Art von Event für Ihre Kund*innen interessant und ansprechend sein könnte. Möchten Sie vor allem Stammkund*innen ansprechen und ihre Treue belohnen oder möchten Sie eher neue Kund*innen gewinnen? Indem Sie Ihre Zielgruppe klar identifizieren, können Sie Ihr Event gezielt darauf ausrichten und die richtigen Inhalte und Aktivitäten wählen.
Veranstaltungsart: Welche Art von Event passt zu Ihrem Salon?
Es gibt eine Vielzahl von Veranstaltungsarten, die sich für Salons eignen. Sie könnten beispielsweise eine Beauty-Party mit Live-Demos und Beratung anbieten, einen Workshop zu bestimmten Beauty- oder Wellness-Themen veranstalten, Ihr Jubiläum feiern oder sogar eine Modenschau in Ihrem Salon organisieren. Wählen Sie unbedingt eine Veranstaltungsart, die zu Ihrem Salonkonzept, Ihren Kund*innen sowie zur Saison passt und die Ihre Expertise und Dienstleistungen in den Vordergrund stellt.
Datum und Uhrzeit festlegen: Wann soll Ihr Event stattfinden?
Bei der Auswahl des Datums und der Uhrzeit für Ihr Event sollten Sie genau hinschauen. Schauen Sie in den Veranstaltungskalender Ihrer Zielgruppe und vermeiden Sie es, mit anderen wichtigen Events in der Umgebung zu kollidieren. Und vergessen Sie nicht, dass Wochentage und Uhrzeiten eine Rolle spielen. Am Wochenende oder in den Abendstunden haben die Leute oft mehr Zeit und sind eher bereit, an Ihrem Event teilzunehmen.
Budgetplanung: Wie viel können Sie investieren?
Bevor Sie mit der detaillierten Planung beginnen, ist es wichtig, ein realistisches Budget festzulegen. Wir wissen, dass die Planung von Budgets manchmal trocken sein kann, aber sie ist unerlässlich, um Ihr Event erfolgreich auf die Beine zu stellen. Denken Sie über alle möglichen Kosten nach – von der Miete für den Veranstaltungsort über das Personal, das Catering und die Dekoration bis hin zur Werbung und möglichen Goodies für deine Gäste.
Wenn Sie von Anfang an ein realistisches Budget festlegen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre finanziellen Ressourcen effizient nutzen und dennoch ein großartiges Event auf die Beine stellen.
Event organisieren: Konzept erstellen
Um ein erfolgreiches Event für Ihren Salon zu gestalten, ist es wichtig, ein klares Eventkonzept zu entwickeln. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie dabei berücksichtigen sollten:
Definieren Sie das Thema und die Botschaft des Events
Überlegen Sie, welches Thema Sie für Ihr Event wählen möchten. Das Thema sollte mit Ihrem Friseur- oder Beautysalon und Ihren Dienstleistungen in Verbindung stehen und die Interessen Ihrer Zielgruppe ansprechen. Es kann beispielsweise um neue Beauty-Trends, Hautpflege-Tipps oder Haarstyling-Techniken gehen.
Definieren Sie auch die Botschaft, die Sie mit Ihrem Event vermitteln möchten. Möchten Sie Ihre Expertise unterstreichen, neue Produkte oder Dienstleistungen präsentieren oder einfach nur Ihre Kund*innen verwöhnen und ihnen einen besonderen Tag bereiten?
Legen Sie das Eventformat fest
Wählen Sie das passende Eventformat, das zu Ihrem Thema und Ihrer Zielgruppe passt. Möchten Sie einen interaktiven Workshop mit praktischen Tipps und Anleitungen anbieten? Oder bevorzugen Sie eine lockere Beauty-Party, bei der Ihre Gäste verschiedene Behandlungen und Produkte kennenlernen können?
Eine Modenschau könnte eine gute Möglichkeit sein, um Ihre Salon-Leistungen mit aktuellen Modetrends zu kombinieren. Das gewählte Format sollte Ihre Botschaft und Ziele effektiv unterstützen und gleichzeitig eine ansprechende Erfahrung für Ihre Gäste bieten.
Finden Sie Partner*innen und Sponsor*innen
Überlegen Sie, ob Sie Partner*innen oder Sponsor*innen für Ihr Event gewinnen können. Das können andere lokale Unternehmen sein, die Ihre Zielgruppe ansprechen und mit denen Sie gemeinsame Aktionen durchführen können. Partner*innen können beispielsweise Kosmetikmarken, Modedesigner*innen oder Wellnesszentren sein.
Sponsor*innen wiederum können Ihnen finanzielle Unterstützung oder Sachleistungen bieten, um Ihr Event zu bereichern. Eine Partnerschaft oder Sponsorship kann demnach sowohl Ihre Ressourcen erweitern als auch die Glaubwürdigkeit und Reichweite Ihres Events erhöhen.
Erstellen Sie eine Gästeliste
Es ist an der Zeit, Ihre Zielgruppe genauer zu betrachten. Überlegen Sie, wer Ihre Stammkund*innen sind, wer potenzielle Neukund*innen sein könnten und welche wichtigen Persönlichkeiten aus der lokalen Szene dabei sein sollten. Wie wäre es, wenn Sie zudem Ihre Gäste dazu ermutigen, ihre Freund*innen und Familienmitglieder mitzubringen? Eine klug durchdachte Gästeliste hilft Ihnen dabei, Ihre Ressourcen effizient einzusetzen und sicherzustellen, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird.
Event organisieren: Organisation und Vorbereitung
Damit Ihr Event reibungslos abläuft, müssen Sie im Voraus eine gründliche Organisation und Vorbereitung durchführen. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie dabei beachten sollten:
Wählen und reservieren Sie den Veranstaltungsort
Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der zu Ihrem Eventkonzept und der Anzahl der erwarteten Gäste passt. Möglicherweise haben Sie genügend Platz in Ihrem Salon, um das Event dort abzuhalten.
Andernfalls könnten Sie nach externen Locations suchen, wie zum Beispiel Veranstaltungsräume, Hotels oder Restaurants. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort über die erforderliche Ausstattung verfügt, wie zum Beispiel Stromversorgung, Sanitäranlagen und ausreichend Platz für Ihre Aktivitäten.
Erstellen und versenden Sie Einladungen
Gestalten Sie ansprechende Einladungen für Ihr Event. Nutzen Sie dabei Ihr Salon-Branding, damit Ihre Einladungen einen professionellen und einheitlichen Look haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft klar und einladend ist, damit Ihre Gäste sich sofort angesprochen fühlen. Vergessen Sie nicht, alle wichtigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Eventformat und Kontakt für RSVP anzugeben.
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihre Einladungen zu verbreiten – ob per E-Mail, auf Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Kanälen. Sie können sogar gedruckte Einladungen an Ihre Kund*innen verteilen, um ihnen das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein.
Erstellen Sie das Programm
Schnappen Sie sich Ihren Kalender und erstellen Sie ein detailliertes Programm, das alle geplanten Aktivitäten und Abläufe umfasst. Denken Sie an die Dauer jedes Programmpunkts und erstellen Sie einen Zeitplan, damit Sie sicherstellen können, dass alles rund läuft. Vergessen Sie nicht, auch genug Zeit für Begrüßungsreden, Präsentationen, Aktivitäten und Pausen einzuplanen.
Ein gut durchdachtes Programm ist der Schlüssel, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Ihre Gäste ein abwechslungsreiches und unterhaltsames Erlebnis genießen können.
Rekrutieren Sie Personal und Helfer*innen
Bevor es losgeht, überlegen Sie sich, welches Personal und welche Helfer*innen Sie für Ihr Event brauchen. Denn mal ehrlich, ohne sie wäre es nicht dasselbe. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Mitarbeiter*innen haben, um Ihre Gäste zu betreuen und Fragen zu beantworten. Rechtzeitig rekrutieren ist hier das Stichwort!
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um einen reibungslosen Ablauf des Events zu garantieren. Und damit auch wirklich alles glattläuft, koordinieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So weiß jede*r genau, was von ihm/ihr erwartet wird und Sie können gemeinsam für ein unvergessliches Event sorgen.
Planen und besorgen Sie die Eventdeko
Planen Sie die passende Eventdekoration, um eine ansprechende Atmosphäre zu schaffen. Wählen Sie Dekorationselemente, die zum Thema und zur Stimmung des Events passen. Dies können Blumenarrangements, Banner, Ballons, Tischdekorationen oder sogar spezielle Beleuchtungselemente sein. Sorgen Sie dafür, dass die Dekoration Ihren Friseur- oder Beautysalon und Ihre Dienstleistungen hervorhebt und eine einladende und festliche Atmosphäre schafft.
Denken Sie an die technische Ausstattung
Die technische Ausstattung ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Salon-Events. Sie ermöglicht es Ihnen, Präsentationen, Musik, Videos und andere multimediale Elemente nahtlos zu integrieren und eine immersive Erfahrung für Ihre Gäste zu schaffen. Dazu gehören unter anderem Audio- und Lautsprechersysteme, Projektoren und Leinwände für visuelle Präsentationen, Mikrofone für Redner*innen oder Moderator*innen sowie eventuell Bühnenbeleuchtung und Effekte.
Es ist daher wichtig, dass Sie sicherstellen, dass die technische Ausrüstung vor dem Veranstaltungstag getestet und ordnungsgemäß funktioniert. Zusätzlich sollten Sie ein Technikteam oder ein*e Techniker*in vor Ort haben, um mögliche Probleme schnell zu beheben und einen reibungslosen Ablauf des Events zu gewährleisten.
Sorgen Sie für Verpflegung und Catering
Die Verpflegung und das Catering sind entscheidende Elemente, um Ihren Gästen während Ihres Salon-Events eine angenehme und ansprechende Erfahrung zu bieten. Die Auswahl der Speisen und Getränke sollte auf die Zielgruppe und das Eventkonzept abgestimmt sein. Von Fingerfood und Canapés über Buffets bis hin zu speziellen Menüs können Sie verschiedene Optionen in Betracht ziehen.
Es ist außerdem wichtig, dass Sie verschiedene Geschmacksrichtungen und Ernährungsbedürfnisse zu berücksichtigen, indem Sie vegetarische, vegane oder glutenfreie Optionen anbieten. Denken Sie schließlich daran, natürlich auch ausreichend Getränke, wie Wasser, Softdrinks oder auch alkoholische Optionen, bereitzustellen.
Event organisieren: Marketing und Promotion
Damit Ihr Event erfolgreich wird, ist eine effektive Marketing- und Promotionsstrategie von großer Bedeutung. Hier sind einige wichtige Ansätze, die Sie dabei berücksichtigen sollten:
Online-Werbung: Website, soziale Medien, Newsletter
Nutzen Sie Ihre Website, um Ihr Event zu bewerben. Erstellen Sie eine spezielle Event-Seite, auf der Sie alle relevanten Informationen präsentieren. Teilen Sie diese Seite auch auf Ihren Social-Media-Kanälen, um eine größere Reichweite zu erzielen. Erstellen Sie ansprechende Beiträge und nutzen Sie relevante Hashtags, um die Sichtbarkeit Ihres Events zu erhöhen. Versenden Sie außerdem Newsletter an Ihre Kund*innen, um sie über das Event zu informieren und zur Teilnahme einzuladen.
Auch Treatwell Pro, unsere All-in-One-Verwaltungssoftware für Salons, ermöglicht es Ihnen, individuell gestaltbare Werbeaktionen und personalisierte Kommunikation zu schalten, damit Sie Ihre Kund*innen stets up to date halten können. Erfahren Sie mehr in einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch.
Offline-Werbung: Flyer, Plakate, lokale Partnerschaften
Neben der Online-Werbung sollten Sie auch Offline-Marketingkanäle nutzen, um Ihr Event bekannt zu machen. Erstellen Sie ansprechende Flyer und Plakate, die Sie in Ihrem Salon und an anderen strategischen Orten in Ihrer Umgebung verteilen können.
Kooperieren Sie mit anderen lokalen Unternehmen, um Ihre Veranstaltung zu bewerben. Vielleicht können Sie gemeinsame Werbemaßnahmen durchführen oder Ihre Flyer in deren Geschäften auslegen. Eine Kombination aus Online- und Offline-Werbung kann Wunder wirken und eine breitere Zielgruppe erreichen.
Mundpropaganda: Binden Sie Gäste und Kund*innen ein
Nutzen Sie die Kraft der Mundpropaganda, indem Sie Ihre Gäste und Kund*innen aktiv in die Promotion Ihres Events einbinden. Ermutigen Sie sie, das Event ihren Freund*innen, Familienmitgliedern und Kolleg*innen zu empfehlen. Bieten Sie Anreize, wie beispielsweise Rabatte oder Sonderangebote für Empfehlungen an.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste eine positive Erfahrung haben, damit sie Ihr Event begeistert weiterempfehlen können. Mundpropaganda kann eine äußerst effektive Marketingmethode sein, um eine hohe Teilnehmerzahl zu erreichen.
Event organisieren: Durchführung und Ablauf
Der Veranstaltungstag ist endlich da! Damit Ihr Event reibungslos abläuft und Ihre Gäste begeistert sind, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:
Erstellen Sie eine Checkliste für den Veranstaltungstag
Erstellen Sie eine detaillierte und individuelle Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Überprüfen Sie alle wichtigen Vorbereitungen wie die Dekoration, das Catering, die Technik und die Verfügbarkeit aller benötigten Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter*innen und Helfer*innen über ihre Aufgaben informiert sind und bereit sind, ihren Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Events zu leisten.
Eröffnen Sie das Event mit einer Willkommensrede
Starten Sie Ihr Event mit einer herzlichen Willkommensrede, um Ihre Gäste zu begrüßen und ihnen einen Überblick über den Ablauf des Events zu geben. Danken Sie ihnen für ihre Teilnahme und stellen Sie sicher, dass sie sich willkommen und geschätzt fühlen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um Ihre Botschaft und Ziele nochmals zu betonen.
Koordinieren Sie den Ablauf des Events
Koordinieren Sie den Ablauf des Events gemäß Ihrem erstellten Programm und Zeitplan. Stellen Sie sicher, dass jeder Programmpunkt pünktlich beginnt und reibungslos abläuft. Kommunizieren Sie deutlich mit Ihren Mitarbeiter*innen und Helfer*innen, um sicherzustellen, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird. Behalten Sie den Überblick über den Fortschritt des Events und passen Sie den Zeitplan gegebenenfalls an, um Verzögerungen zu vermeiden.
Kümmern Sie sich um Kundenservice und Gästebetreuung
Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste während des gesamten Events gut betreut werden. Seien Sie ansprechbar und verfügbar, um Fragen zu beantworten und Anliegen zu klären. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Gäste wohl und geschätzt fühlen und bieten Sie ihnen einen exzellenten Kundenservice, indem Sie ihnen Aufmerksamkeit schenken und sicherstellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Ein positives Kundenerlebnis trägt dazu bei, dass Ihr Event in guter Erinnerung bleibt und Ihre Gäste zu treuen Kund*innen werden.
Event organisieren: Nachbereitung und Erfolgsmessung
Nachdem Ihr Event erfolgreich durchgeführt wurde, ist es wichtig, die Nachbereitung nicht zu vernachlässigen und den Erfolg zu messen. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie dabei berücksichtigen sollten:
Holen Sie Gästefeedback ein
Fordern Sie Ihre Gäste aktiv auf, ihr Feedback zu Ihrem Event abzugeben. Sie können dies durch Feedback-Formulare, Online-Umfragen oder persönliche Gespräche tun. Fragen Sie nach ihrer Zufriedenheit mit dem Event, den angebotenen Aktivitäten und Dienstleistungen, der Atmosphäre und anderen relevanten Aspekten. Das Feedback Ihrer Gäste ist wertvoll, um Stärken zu erkennen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Dokumentieren Sie Bewertungen und Erfahrungen
Dokumentieren Sie Bewertungen und Erfahrungen Ihrer Gäste sowie eventuelle Medienberichterstattung über Ihr Event. Sammeln Sie zudem Bilder, Videos oder andere visuelle Inhalte, die während des Events entstanden sind. Dieses Material kann später für Marketingzwecke verwendet werden, um den Erfolg Ihres Salons und zukünftige Events zu präsentieren. Halten Sie auch Ihre eigenen Beobachtungen und Erkenntnisse fest, um daraus zu lernen und Ihr nächstes Event noch besser zu gestalten.
Planen Sie Follow-up-Aktionen
Planen Sie Follow-up-Aktionen, um den Kontakt zu Ihren Gästen aufrechtzuerhalten und sie weiterhin für Ihren Friseur- oder Beautysalon zu begeistern. Sie könnten beispielsweise Sonderangebote oder Rabatte anbieten, die exklusiv für Eventteilnehmer*innen gelten. Nutzen Sie auch Ihre E-Mail-Liste oder soziale Medien, um regelmäßig mit Ihren Gästen zu kommunizieren und ihnen weitere Informationen, Tipps oder Updates anzubieten. Dies hilft Ihnen, die Beziehung zu Ihren Gästen zu stärken und sie zu langfristigen Kund*innen zu machen.
Alles in allem: die ultimative Checkliste
Hier finden Sie nun kurz und knapp die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie ein Event für Ihren Salon organisieren:
- Zielgruppenanalyse
- Veranstaltungsart
- Datum und Uhrzeit
- Budgetplanung
- Thema und Botschaft des Events
- Eventformat
- Partner*innen und Sponsor*innen
- Gästeliste
- Veranstaltungsort
- Einladungen
- Programm (inklusive Zeitplan)
- Personal und Helfer*innen
- Eventdekoration
- Technische Ausstattung
- Catering und Verpflegung
- Fotografie und Dokumentation
- Online-Werbung: Website, soziale Medien, Newsletter etc.
- Offline-Werbung: Flyer, Plakate, lokale Partnerschaften etc.
- Mundpropaganda
- Willkommensrede und Eventeröffnung
- Durchführung des Programms
- Kundenservice und Gästebetreuung
- Gästefeedback
- Bewertungen und Erfahrungen
- Follow-up-Aktionen planen: Sonderangebote, Rabatte etc.